Кое-что о деловой переписке

Будь вы фрилансер, офисный сотрудник или бизнесмен – часть вашей работы определенно связана с общением в письменном виде, например, в электронной почте. И от умения вести деловую переписку зависит очень многое. Если вы талантливый, профессиональный и серьезный человек, но при этом невнимательно относитесь к деловому общению, это может существенно снижать ваши возможные доходы. Где‑то проигнорировали письмо, где‑то ответили невпопад, где‑то, наоборот, «завалили» собеседника ненужными подробностями и терминами, и опля! – он ушел искать счастье туда, где с ним найдут общий язык. Несколько простых советов помогут вам скорректировать ваш подход к деловому общению и сделать вас по‑настоящему приятным собеседником, с которым комфортно вести дела. Результаты после активной и верно поставленной деловой переписки могут быть потрясающими: например, крупный заказ, когда заказчик, пообщавшись с несколькими претендентами, поймет, что именно с вами общаться гораздо удобнее: ведь в отличие от других вы отвечаете на письма грамотно, быстро и всегда по делу…

Название почты. Убедитесь, что название вашей электронной почты звучит просто, понятно и серьезно. Оптимально – это ваша фамилия / имя / должность либо вариации на тему. Забудьте о нагромождении ненужных цифр или игривых словечках; очень смешно получать письма от генерального директора крупной компании с мейлом pupsik170459. Помните, что у вашего собеседника может быть огромная переписка с разными людьми; помогите ему находить письма от вас легко и просто. Кроме того, короткое и четкое название почты удобно продиктовать по телефону.

Оперативность. Возьмите за правило проверять почту регулярно; кто знает, в какой момент может прийти важное письмо? Оптимальный вариант – установка почтового клиента, который своевременно проинформирует вас о новых письмах, где могут находиться заманчивые предложения и интересные заказы. Если почтовых ящиков у вас несколько, соберите их в одном месте или перенаправляйте письма; в общем, делайте все, чтобы держать руку на рабочем пульсе.

Четко и ясно. Самое главное, что нужно усвоить: вы – не один корреспондент, и в почте вашего собеседника может быть уйма писем. Помогите ему распознать цель вашего письма без лишних телодвижений. Ясный заголовок в «теме письма» по существу (не стоит оставлять  в этом поле бесконечные re), развернутые понятные ответы, цитирование для поддержания нити беседы (особенно, если ваш собеседник задает несколько вопросов) – все это поможет сделать деловую переписку легкой и удобной. Помните: заказчики тоже люди, и они с большей вероятностью будут вести переговоры с тем, кто вникает в их задачи и наглядно это демонстрирует, а не просто дает короткие и порой бессвязные ответы.

Вежливость. Всегда обращайтесь по имени того, кому пишете. Здоровайтесь – как говорится, это бесплатно. Благодарите за своевременный ответ, не забывайте попрощаться и указать в конце письма дополнительные способы связи (скайп, телефон, icq и пр.). Все эти простые мелочи существенно преображают общий вид письма в лучшую сторону. Кстати, делать свое приветствие в виде «Доброго времени суток», а в окончании письма писать «заранее спасибо за ответ» стилистически не совсем грамотно и не всегда к месту.

По делу. Задавайте умные вопросы – получайте умные ответы, и помните, что длинные прелюдии в деловой переписке ни к чему. Общайтесь по существу вопроса, это экономит время. Если письмо получается достаточно объемным, разбейте его на абзацы – читать сплошную простыню текста очень некомфортно. При необходимости выделите наиболее важные слова и фразы цветом или полужирным начертанием. Но не стоит увлекаться разными цветами и шрифтами, это делает текст нечитабельным и пестрым. Имеет смысл прикладывать к письму какие‑то наглядные примеры или материалы: не секрет, что иногда достаточно 1 раз показать, чем 10 раз объяснить словами. Многие хорошо понимают именно образы.

Стилистика. Общайтесь лаконично, грамотно и понятно. Не увлекайтесь терминологией, смайликами, восклицательными знаками и капс-локом. Различные «кросавчег, спс, вангую» и прочие жаргонизмы в деловой переписке и вовсе не уместны. Перед отправкой письма перечитайте его и убедитесь, что все знаки препинания расставлены верно, смысл четко улавливается, ошибки отсутствуют. Обратите внимание на то, чтобы все вопросы, поднятые собеседником, получили должный ответ. Проверьте, правильные ли адресаты указаны в полях «Кому» и «Копия».
Обратная связь. Единственное, что в вашей почте стоит игнорировать – это спам. На все остальные письма стоит ответить даже в том случае, если вам некогда или вы не заинтересованы в проекте. Практика показывает, что даже среди очень большой занятости всегда можно найти пару минут и написать короткий ответ; не стоит держать собеседника в «подвешенном» состоянии по поводу вашего молчания. Оптимальный вариант при большой занятости – при ответе указать срок, когда письмо будет вами внимательно прочитано и дан подробный ответ на него. Тем самым вы проявите понимание и к времени вашего собеседника. Если вы не заинтересованы в его предложении, достаточно вежливо и коротко отказаться. Вполне возможно, что другой заказ от этого клиента будет вам интересен, и ваша вежливость сыграет вам на руку, когда он решит обратиться еще раз. Кстати, если вы не получили оперативный ответ на свое письмо, это не повод злиться. Вполне возможно, что письмо «улетело» в спам или корреспондент загружен работой. Подождите пару дней и вежливо уточните, получил ли корреспондент ваше письмо, и как скоро вы можете рассчитывать на получение ответа. Если человек по какой‑то причине забыл вовремя ответить на первое письмо, он будет благодарен за напоминание. Если же он не заинтересован в диалоге, и вовсе не хочет отвечать, что ж – на свете много вежливых и внимательных заказчиков, которые помнят об этике в деловой переписке.

Комментарии (2)

    
  1. Ольга (26/04/2014, 3:56 ПП)

    Спасибо, Юлия. Очень актуальную тему затронули. Казалось бы простые истины — но не каждый следует такими ежедневными правилами, скажем так, современного интернет-этикета.

  2. 
  3. Alexandra Stepanova (28/11/2015, 9:16 ПП)

    Почитала этот блог и задумалась… На сколько вы правы! Такое впечатление складывается,что наш народ совершенно не умеет общаться по мейлу, когда речь идет о делах, работе и прочем. Многие не здороваются, вообще не представляются, не пишут, откуда узнали мой почтовый адрес или по какому именно объявлению они собственно обратились, что им надо и для чего. Ну неужели это так сложно сразу написать? Причем они даже не задумываются об этом и о том, что это элементарная вежливость и грамотность. Многие не считают нужным если им что-то не нравится (например, озвученные цены) хотя бы вежливо ответить «спасибо, но нас не устраивает» или что-то типа «извините за отнятое время». Просто молча пропадают, не отвечают ничего и все на этом. Кто-то позволяет себе при этом завязывать длиннющую переписку с кучей вопросов, выспрашиваний, просьбами и уговорами снизить цену и тоже потом пропадает, получив по сути своей что- то вроде бесплатной консультации не удосужившись ответить хотя бы спасибо или поблагодарить за оказанное внимание. Некоторым пишешь какие-то уточнения, просишь ответить на вопросы, а они игнорируют, как будто просто не видят, что им пишут.
    Помню как то получила письмо: пустое и с коротким вопросом в шапке письме.Ну как тут отвечать неизвестно кому, если даже неясно, какого пола и какое имя у собеседника, и он не считает необходимым представиться и поздороваться? Но что поделать, все равно отвечаю, поскольку стараюсь быть вежливой всегда и со всеми, даже с теми, кто заслуживает что бы их послали и причем далеко и надолго. Профессиональная этика и знание правил деловой переписки не позволяют, хотя порой ой как хочется!

    ***
    И да! По переписке можно во многом оценить человека! Как человек выражает свои мысли, так он и думает. Как он пишет, так он и мыслит. Как человек относится к тебе в переписке, так будет относиться и к работе, оплате, вниманию к деталям! Это точно и верно на все 146%!

Добавить комментарий